Traduction des Fiches Techniques : Étude de cas dans l’industrie alimentaire
Polilingua a entamé son parcours avec une petite équipe dédiée d’experts linguistiques et de chefs de projet. Au cours des 20 dernières années, nous avons élargi notre expertise et nous nous sommes adaptés aux besoins évolutifs d’une clientèle diversifiée, allant des particuliers nécessitant la traduction de documents personnels aux multinationales exigeant des solutions linguistiques complexes. Notre mission est simple : contribuer au succès des entreprises de nos clients en fournissant des services linguistiques fiables et de haute qualité.
Aujourd’hui, PoliLingua est une agence de traduction de premier plan avec un réseau de plus de 10 000 linguistes et professionnels de l’industrie. Forts d’une expertise dans plus de 200 combinaisons linguistiques, nous nous spécialisons dans la fourniture de services de traduction dans divers domaines tels que le juridique, le médical, le technique et le marketing. Nos services incluent la traduction, l’interprétation, la localisation, le sous-titrage, la transcription, la publication assistée par ordinateur et la rédaction des contenus.
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Présentation du Problème du Client
Notre client est une importante entreprise internationale dans l’industrie alimentaire, spécialisée dans la production de produits semi-finis. Elle occupe une place prépondérante sur le marché français, notamment dans les segments des produits de la mer, des légumes élaborés et des plats végétariens. Ces produits sont commercialisés à la fois frais et surgelés dans divers pays européens, dont la France, la Belgique, l’Espagne, la Roumanie, l’Allemagne, l’Italie, le Portugal, la Pologne, et d’autres encore.
Le client était confronté à d’importants défis pour trouver un prestataire de traduction capable de garantir à la fois l’exactitude linguistique et la conformité technique avec les normes européennes et spécifiques à chaque pays. Ils avaient besoin que les traductions soient intégrées directement dans leurs fiches produit standard, essentielles pour les processus internes d’emballage des produits. Ces fiches sont très techniques et spécialisées, posant des problèmes de compatibilité avec les outils de traduction. De plus, le client devait traduire les fichiers produits pour répondre aux paramètres spécifiques du marché d’exportation. La traduction séparée du contenu des fiches produit s’est avérée inefficace, causant des désalignements avec les flux de production et d’emballage du client, nécessitant ainsi des efforts internes supplémentaires, y compris l’implication d’un département spécialement conçu pour cela. Pour rationaliser ce processus, le client a décidé d’externaliser la tâche de traduction, en s’attendant à ce que les traductions soient intégrées directement aux fiches techniques spécifiques à son domaine. Cette approche demandait que les fiches, après la traduction, soient fonctionnelles, assurant ainsi que les traductions soient prêtes pour une utilisation immédiate dans l’emballage.
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Objectifs du Client
L’objectif principal du client était de trouver un fournisseur qui assurer, à la fois, des traductions précises et spécifiques au domaine alimentaire inclues dans les fiches techniques fonctionnelles et conformes aux normes de l’industrie :
- Conformité aux terminologies et normes : Le client exigeait des traductions des fiches produit conformes à la terminologie spécifique de l’industrie alimentaire ainsi qu’aux normes et standards internationaux du secteur.
- Implémentation technique : Les éléments techniques des fiches produit devaient être correctement implémentés dans les fichiers traduits afin de maintenir la fonctionnalité pour les étapes ultérieures d’emballage.
- Format et fonctionnalité : Les fiches produit devaient être livrées au format MS Excel créé par le client, avec toutes les fonctionnalités techniques préservées et adaptées à la langue cible lors du processus de traduction.
Stratégie de PoliLingua
Dès le départ, il était impératif de garantir que la fonctionnalité des fichiers produit soit préservée tout au long du processus de traduction, car tout compromis aurait pu rendre les fiches produit inutilisables. Pour ce faire, le projet a été structuré en plusieurs phases distinctes :
- Chaque membre de l’équipe impliqué dans le projet a été formé pour comprendre parfaitement les fonctions, opérations et caractéristiques des fichiers produit. Cette formation garantissait qu’ils puissent implémenter et respecter la fonctionnalité requise des trames (fiche technique).
- Nous avons soigneusement sélectionné des locuteurs natifs de la langue cible, en mettant l’accent sur ceux ayant une expérience dans la traduction alimentaire et une familiarité avec les normes, instructions et exigences du client.
- Une équipe dédiée a été constituée pour vérifier les fiches produit traduites à plusieurs niveaux. Cela incluait une vérification linguistique, légale, normative et technique pour garantir que la fonctionnalité des fiches produit soit maintenue.
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Flux de Travail du Processus
- Présélection manuelle du contenu : Pour économiser le budget de notre client, nous avons soigneusement sélectionné uniquement le contenu de description des produits à traduire à partir des fiches produit. Au début de la collaboration, nous avons traduit une seule fois les phrases d’échantillon et les avons réutilisées dans les traductions ultérieures, éliminant ainsi le travail répétitif ainsi que les dépenses répétitives du client.
- Sélection des linguistes : Nous avons sélectionné les linguistes en fonction de leur formation, de leur expertise, de leur connaissance du lexique et des normes dans le secteur alimentaire, ainsi que de l’expérience de plus de 5 ans en la traduction dans le domaine alimentaire.
- Formation des linguistes : Nos linguistes ont suivi une formation spécifique pour se conformer aux exigences et instructions du client.
- Traduction proprement-dite : Nous avons traduit avec précision le contenu sélectionné, en veillant à la cohérence avec les phrases d’échantillon précédemment traduites.
- Publication assistée par ordinateur (PAO) et intégration Excel : La gestion de ce type de projet nécessitait l’intervention de notre équipe de PAO et d’experts maîtrisant les formules et fonctions de calcul MS Excel.
- Intégration dans les documents standards : Nous avons intégré le contenu traduit dans les documents standards, en maintenant leur fonctionnalité.
- Révision finale : Nous avons effectué une révision approfondie à la fois des traductions et des aspects techniques des fiches produit.
- Contrôle qualité : Notre chef de projet a effectué un dernier contrôle qualité pour garantir le respect des normes les plus élevées du domaine alimentaire ainsi que des fonctionnalités techniques des trames.
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Défis et Solutions
Pendant le processus de traduction, nous avons rencontré des défis dans la gestion correcte des fonctionnalités du format MS Excel et dans l’assurance de l’exactitude des formules de calcul. Ces problèmes étaient critiques, car même de petites erreurs auraient pu entraîner d’importantes disparités dans les fiches produit finales. Pour relever ces défis, nous avons mis en place une équipe dédiée d’experts qui se concentrait exclusivement sur la vérification et l’adaptation des fonctionnalités pour qu’elles soient alignées avec les nouvelles traductions. Cette équipe incluait des spécialistes compétents en MS Excel, qui ont vérifié méticuleusement chaque formule et fonction pour garantir qu’elles fonctionnaient parfaitement dans les documents traduits.
Un autre défi était de maintenir la conformité avec toutes les directives linguistiques, normatives alimentaires et exigences techniques tout en respectant les délais serrés de livraison des traductions. Pour surmonter cela, nous avons rationalisé notre flux de travail pour donner la priorité à ces projets et avons mis en place un système robuste de gestion de projet pour surveiller de près les progrès.
Résultats et Impact
Notre dévouement à la qualité a renforcé notre relation avec le client au cours des quatre dernières années, au cours desquelles nous avons réalisé plus de 300 projets. Actuellement, nous continuons de fournir la qualité attendue et de répondre rapidement à leurs besoins et attentes.
Notre collaboration a simplifié le processus de gestion des fiches produit du client en supprimant une étape de travail nécessaire à implantaire en interne dans l’absence d’une collaboration avec nous. En gérant intégralement les aspects linguistiques, techniques et normatifs des fiches produit, nous avons permis au client de devenir plus efficace dans son flux de travail. Cette efficacité leur a permis d’étendre leurs opérations, exportant désormais leurs produits de la mer, légumes élaborés et plats végétariens vers cinq pays supplémentaires. De plus, les nombreux projets achevés ont aidé le client à construire une base terminologique complète, simplifiant les traductions internes et réduisant les dépenses supplémentaires nécessaires pour assurer la conformité des fiches produit. Cela s’est traduit par une réduction de 60 % des délais de traitement et une baisse de 20 % des coûts de traduction pour leurs opérations internationales.
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Feedback et Conclusions
« Je tiens à exprimer notre satisfaction concernant le travail de votre équipe sur notre dernier projet. Leur réactivité et leur attention méticuleuse aux détails ont grandement bénéficié à notre flux de travail. Comme d’habitude, votre travail est exceptionnel. »
Notre collaboration continue avec notre client faisant partie de l’industrie alimentaire a toujours donné des résultats de haute qualité, caractérisés par précision, souci du détail et le respect des délais serrés. En comprenant parfaitement les besoins du client et en intégrant notre travail de traduction dans leurs fiches produit, nous avons contribué de manière significative à améliorer leur flux de travail et leur efficacité opérationnelle. Grâce à nos efforts conjoints, nous avons livré des traductions qui non seulement répondaient à toutes les spécifications du client, mais qui respectaient également les strictes normes internationales du secteur alimentaire, tout en respectant des délais exigeants et en assurant l’intégrité des fichiers produit originaux.
Ayant achevé plus de 300 projets au cours des quatre dernières années, nous avons soutenu l’expansion du client vers de nouveaux marchés. Notre engagement à fournir des traductions de haute qualité reste inébranlable, et nous sommes déterminés à poursuivre cette collaboration fructueuse pour renforcer davantage les capacités de notre client et contribuer à leur succès continu sur le marché international.
